12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 3, июнь, 2002

Формирование фонда в интересах читателей (на примере специализированных фондов РНБ)

Н.М. Хомякова (РНБ)

Успешное развитие фондов Российской национальной библиотеки (РНБ) в значительной степени зависит от непрерывности процессов комплектования. Но в то же время ни одна библиотека в мире и в России не способна полностью собрать все национальные документы. Библиотеки вынуждены пересматривать стратегические аспекты формирования фондов с учетом все возрастающих объемов информационной продукции. При этом полнота комплектования рассматривается в рамках распределенного национального фонда (РНФ). Анализ опыта зарубежных библиотек показывает, что все национальные библиотеки сужают круг комплектуемых материалов, подходя к вопросу с большой осторожностью. Сужение границ комплектования происходит в двух направлениях: путем возложения ответственности за комплектование определенных видов публикаций на другие библиотеки и информационные учреждения страны, закрепляемые нормативно-правовыми актами и соглашениями, а также ужесточения критериев отбора документов в рамках РНФ. Примером являются: НБ Австралии, которая намерена отказаться от публикаций отдельных штатов и других местных материалов, если они не имеют общегосударственного значения; НБ Нидерландов, которая ввела более строгие критерии отбора рекламных материалов, внутриучережденческих инструктивных материалов; Библиотека Конгресса США, которая отсеивает торговые справочники компаний, рекламные материалы и другие виды изданий. Причем, основным критерием отбора для отсева и перераспределения документов в рамках Распределенного национального фонда называется информационная значимость документа. Согласно этому критерию выделяется четыре категории документов:

• Малоинформативные документы, не находящие своих пользователей в библиотеке (школьные прописи, дневники наблюдений для средней школы и др.) Эти издания не включаются в библиотечный фонд, сохраняются только в архиве печати.
• Документы, информационная значимость которых ограничивается некоторым периодом времени. Эти издания перекрываются кумуляцией (библиографические, официальные), а так же издания, имеющие четкое назначение оперативного информирования. К ним можно отнести рекламные публикации. Через короткий промежуток времени информация устаревает и издание остается невостребованным до окончания своего жизненного цикла. Отношение библиотеки к такого рода изданиям должно соответствовать их назначению: издание хранится в библиотечном фонде ровно столько, сколько оно востребовано.
• Документы с узкой информационной направленностью (узковедомственные издания и публикации местного характера). Эти издания не представляют интереса для пользователей национальной библиотеки, могут быть перераспределены в системе библиотек с более точным нахождением своего пользователя. Они могут стать полезными и удовлетворять запросы специалистов отраслевых и региональных библиотек. Для этого требуется взаимное информирование и развитие книгообменных связей между библиотеками.
• Документы с дублирующей информацией (стереотипные переиздания) – мы оставим данную категорию “за кадром”, поскольку эта группа документов не относится напрямую к документам, рассматриваемым в докладе.

В связи с выше сказанным представляется важным рассмотрение таких специфических документов, как документы, обрабатываемые групповым способом. Издания, о которых идет речь, в немалой степени попадают под критерии отбора документов с ограниченной информационной значимостью. Как отмечалось ранее, в зарубежных библиотеках намечается тенденция к отказу от таких документов, ей следует практика работы Российской Государственной библиотеки, отказавшейся от включения в свои фонды более 100 категорий малоинформативных и малозначимых изданий, включив в этот список листовые ведомственные и местные материалы, газеты досугового и развлекательного характера. Также определены виды изданий, которые будут храниться в библиотеке временно: газеты рекламного типа, бюллетени, справочники по предложению и спросу на товары, предполагается провести анализ состава мелкопечатного материала и отказаться от документов, не востребуемых потребителями.

Для РНБ исторически характерна более осторожная политика при отказе от комплектования отдельных видов документов. Тенденций отказа от документов групповой обработки не наблюдается. Даже приблизительное сравнение “старого” и “нового” вариантов Профиля комплектования показывает, что в части ФГО профиль не претерпел существенных изменений. Практически все издания идут в основной фонд хранения, что означает их постоянное - “вечное” хранение.

ГО - метод библиотечной обработки, при котором однородные по содержанию или родственные по виду или другим признакам документы объединяются в группу. ГО документов включает суммарный учет, техническую обработку, систематизацию и объединение документов в группы, составление библиографического описания и отражение в каталогах. Эти документы имеют следующие признаки:

• специальное назначение и (или) вспомогательный характер;
• ограниченность масштаба действия или пользования рамками того или иного ведомства либо пределами определенной местности;
• краткосрочность действия или интенсивности использования документов;
• прикладное назначение изданий;
• листовая или буклетная форма текстовых изданий.

Первый признак является главным, остальные дополнительными.

Для отнесения документов к числу материалов групповой обработки обязательно наличие главного признака в сочетании с дополнительными. К таким документам относятся следующие виды изданий:

• Официальные – постановления, решения, обращения, резолюции, рекомендации, уставы, положения отдельных политических партий РФ, профсоюзов, государственных и общественных организаций, субъектов РФ;
• Производственные и нормативно-производственные – инструкции, правила, указания, рекомендации, памятки , нормы и нормативы расхода по различным технологическим процессам, эксплуатации и ремонту отдельных видов машин, технике безопасности, организации труда, делопроизводству и т.д.;
• Учебные – учебные планы, программы, задания , практикумы и т. д. для образовательных учреждений ( высших, средних специальных и прочих);
• Справочные и рекламные издания – списки, перечни и обзоры, программы конференций по социальным, научно-производственным и хозяйственным вопросам, торговые каталоги и проспекты, адресные книги, телефонные справочники, календари;
• Изоиздания – плакаты, массово-политические листовки, буклеты;
• Периодические и продолжающиеся издания - производственные, справочные и рекламные издания (бюллетени спроса и предложения товаров, по обмену жилой площади), информационные издания (ЭИ ВИНИТИ, вестники АПН).

Преимущества ГО заключаются в более рациональной организации и эффективном использовании изданий данного вида. При такой организации существенно сокращаются сроки обработки документов, литература доходит до пользователей приблизительно за 10 дней и при ее поступлении в фонд практически в этот же день может быть выдана пользователям, при этом пользователь имеет возможность ознакомиться не только с единичным изданием, но и со всей группой документов в целом. Следует иметь в виду, что для выполнения запроса пользователя не обязательно знать заглавие документа в точной формулировке, данной в издании, достаточно иметь сведения, правильно характеризующие тип и тематику документа, идентифицирующие его в ряду однотипных (приблизительное название, назначение, наименование опубликовавшей документ организации), а также примерный хронологический период, необходимый пользователю.

Традиционно комплектование данного вида изданий проходило в РГБ и РНБ. В этих библиотеках для хранения такого вида документов были созданы специализированные фонды. В частности в РНБ - Фонд групповой обработки (ФГО)– часть библиотечного фонда, состоящая из документов, объединяемых по однотипным признакам с целью упрощения обработки, отражения в каталогах и использования читателями. В настоящее время в Фонде хранится более 4,5 млн. экземпляров. Ежегодно в фонд поступает около 29 тысяч экземпляров новых изданий. В ФГО имеется читальный зал, в котором организованно обслуживание пользователей, а также осуществляется выдача литературы в научные читальные залы (НЧЗ) по запросам.

Основной фонд ФГО комплектуется документами, поступающими в библиотеку в порядке бесплатного обязательного экземпляра, а также по источникам дополнительного комплектования (покупка, дар) .

Фонд состоит из подфондов, организованных по тематико-видовому признаку: массив программно-методической литературы для студентов вузов, средних специальных и других образовательных учреждений, отрасль, куда входят документы различной тематической направленности. Систематизация документов производится на основе таблиц библиотечно-библиографической классификации (ББК), принятой в библиотеке.

В то же время в РНБ документы, обрабатываемые групповым способом, оказываются и в других фондах РНБ : Фонд библиотековедения (издания по библиотечному делу, библиотековедению, библиографоведению), ОНЛ (издания на языках народов России), ОЛСАА (издания на языках народов стран Азии и Африки), НТиТД (нормативно-технические и технические документы, относящиеся к изданиям данного вида).

Активное внедрение в практику работы библиотек Интернет позволяет говорить о возможности более оперативного доступа пользователей к сетевой продукции. В общих чертах, направления работы можно сформулировать как предоставление ресурсов Интернета пришедшим в библиотеку пользователям, раскрытие через глобальную сеть фондов и возможностей конкретной библиотеки, применение Интернет в технологических процессах (комплектование, МБА, электронная доставка, справочно-библиографическая работа).

Предоставление пользователям ресурсов Интернет в более оперативный доступ, чем на печатных носителях, можно применить к информационно-рекламным изданиям. Выход на электронных носителях точной копии печатного издания, распространение изданий только в электронном виде дают возможность для РНБ пересмотреть некоторые аспекты деятельности по комплектованию документов на традиционных носителях, в т.ч. подлежащих групповой обработке, а также некоторые аспекты доступа к ним пользователей. Электронные периодические издания представляют собой постоянно обновляемые базы данных с поисковым аппаратом, в том числе адресно-номенклатурные базы данных. В числе таких изданий “Товары и цены”, “Услуги и цены”, которые собираются в ФГО, и информация которых устаревает через несколько дней после публикации. Невозможно говорить об оперативности их информации для пользователей, если такие документы поступают в РНБ через несколько месяцев, а то и через год.

Сведения об электронных изданиях, доступных в сети, можно найти в справочнике “Желтые страницы Интернет”, издание выходит каждый год. Основные универсальные и отраслевые поисковые системы, каталоги Интернет- ресурсов также содержат много сведений рекламно-информационного характера. В современной ситуации можно говорить о создании принципиально новой среды для информационного и документального обеспечения пользователей, причем важность и оперативность доступа к информации в российских условиях приобретает исключительное значение.

Пересмотр позиций профиля комплектования РНБ в его новой редакции, на наш взгляд, должен происходить с учетом современных информационных технологий и реагировать на быстро меняющуюся ситуацию в современных социально-экономических условиях. Очевидно, назрела необходимость изменения статуса хранения периодических документов рекламно-информационного характера. Эти решения требуют серьезной проработки и методического обеспечения, но принятие решений необходимо уже на стадии разработки Профиля комплектования. Резкий отказ от традиционных для фондов библиотек ( в том числе и РНБ) видов документов (речь идет только о документах, представленных в ФГО), может вызвать существенные проблемы, хотя интерес к электронным изданиям со стороны пользователей высок, но издания на традиционных носителях наиболее привычны пользователю и “общение” с ними не вызывает никаких дополнительных проблем, что также учитывают и зарубежные библиотеки.

Отражение документов ФГО в Генеральном алфавитном каталоге (ГАК) РНБ практически не представлено. На заре основания ФГО в ГАКе были представлены ссылочные карточки, которые давали общие сведения о группе документов. Это продолжалось примерно до 50-х годов, далее такая работа не велась. В настоящее время имеются только ссылочные карточки на периодические издания, хранящиеся в ФГО. Немаловажная часть информации осталась для читателей за пределами электронного каталога.

В основном же, библиографы Отдела использования каталогов действуют “интуитивно”: если на читательском требовании указаны сведения, которые можно отнести к документам ФГО: программа, методические указания, инструкция и т. д, в таком случае, читательский запрос направляется в ФГО, иногда библиогаф рекомендует читателю посмотреть в ФГО как в “последней инстанции”, когда все возможные пути поиска документа в библиотеке уже пройдены.

В заключении необходимо сказать о технологии поступления документов, относящихся к ФГО, из Всероссийской книжной палаты (ВКП). В части не периодических изданий произошли существенные изменения. ВКП создает электронную регистрационную карточку на издание в форме расширенного библиографического описания. Но записи, составляемые на документы ФГО, не выходят за пределы технологической базы данных РНБ (в электронный каталог они не попадают) т.е. традиционные методы работы с этими документами перекочевали на новый уровень без каких-либо изменений. Пользователи лишены возможности ознакомления с документами даже при наличии электронного каталога. Необходимо тщательное изучение и решение данного вопроса, причем пути его решения могут быть разными. Вот несколько вариантов, представленные специалистами РНБ: направление всех документов, на которые получены электронные записи из ВКП независимо от их идентификационных признаков в Русский фонд хранения РНБ, в ФГО же собираются материалы из всех отделов, в которых имеется групповая обработка, таким образом появляется возможность полностью собрать в одном отделе все материалы данного виды, и решается вопрос о единообразии обработки изданий в целом в библиотеке; предоставление в пользование локальной БД, содержащей библиографические сведения на документы ФГО за последние годы. Оба варианта имеют как положительные, так и отрицательные стороны, и требуют дополнительного обсуждения и проработки.

Некоторые выводы: Исторический срез комплектования – публикации, имеющие важное значение для данной страны на определенных этапах ее истории сохраняются с наибольшей полнотой. Историчность подразумевает и то, что состав и содержание фонда должны отражать историю общества, обеспечивая при этом преемственность передачи достижений культуры. Наиболее пристального рассмотрения требует целый комплекс вопросов, связанных со специализированными фондами. Ресурсы, имеющиеся для решения задач, должны использоваться исходя из конкретных обстоятельств, чтобы обеспечить значительный приоритет средствам информации будущего. Повышение внимания к пользователям, обеспечение большей доступности и оперативности информации для исследователей, при непременном сохранении традиций комплектования. Необходим поиск компромисса между традиционными и инновационными направлениями библиотечной деятельности, учитывающий потребности пользователей в документах, в т.ч. представленных в специализированных фондах .

Список литературы:

• Афанасьева Т. Г., Хахалева Н. И., Шпанцева С. М. Концептуальные основы формирования распределенного библиотечного фонда // Вестник БАЕ.- 2000 - № 1.- С. 18-27.
• ГОСТ 7.76-96 , Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения / Стандарты по библиотечному делу: Сб. / Сост. Т. В. Захарчук и др. – СПб., 2000.- С. 411-462.
• Отбор советских книг, периодических и продолжающихся изданий, подлежащих групповой обработке : Инструкция / ГБЛ .- М., 1985.- 51 с.
• Правила групповой обработки произведений печати / Сост. Л. Б. Борилин, Э. А. Бервеченко; Медвед. каталог. Комиссия при РГБ.- М., 1977.-116 с.
• Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания .- М., 1995 .- С. 53, 200.
• Чепелева Л. Е. Электронные периодические издания на современном информационном рынке \\ Библиотечное дело – 2000: проблемы формирования открытого информационного общества: Тезизы докл. .- Ч. 1.- М., 2000.- С. 182-184.