12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 2, апрель, 2001

Оптимизация отбора и передачи литературы на депозитарное и репозитарное хранение

Гриханов Ю.А. (Академия переподготовки кадров
работников искусства и культуры)

Уже в 70-е годы ХХ в. в российских УНБ около 30% фонда составляли книги, изданные свыше 20 лет назад, запросы на которые насчитывали 7,8%. В целом более 40% старых фондов совершенно не используется читателями. Эти закономерности побудили библиотекарей многих стран создавать системы, позволяющие сосредоточить издания редкого или нулевого спроса в одном или нескольких центрах, куда они поступают от остальных библиотек.

Мы начали подобную работу в 1975 г. и назвали эту технологию системой депозитарного хранения библиотечных фондов, так как роль центров концентрации пассивных изданий была возложена на депозитарии национального, межобластного и областного значения, то есть на библиотеки, получающие обязательный экземпляр и обеспечивающие формирование предельно полных фондов в соответствии со своим профилем.

Термин “депозитарий”, к сожалению, перешел и на выделенное депозитарной библиотекой хранилище малоиспользуемой литературы. На Западе подобные хранилища создавали более активно, притом на различных юридических и экономических основаниях, поэтому библиотековеды постепенно пришли к необходимости устранить двузначность термина: депозитарий оставили получателям обязательного экземпляра, а хранилища малоиспользуемой литературы обрели точное наименование - репозитарии.

В России в 1976 г. были утверждены достаточно планомерно размещенные на ее территории 16 региональных (или межобластных) депозитариев, а также явно избыточное число всесоюзных отраслевых депозитариев, которые ныне фактически не выполняют свои функции после реформы управления народным хозяйством.

Новые факторы - электронные издания, компьютерные каналы библиотечно-информационного обслуживания окончательно делают бессмысленным и нерациональным хранение в тысячах библиотек малоиспользуемых фондов.

Репозитарные хранилища - выход из новой проблемной ситуации. Учитывая большую территорию страны, можно запланировать 7 репозитариев - по одному в каждом федеральном округе, созданном Указом Президента РФ от 13.05.2000 года.

Одновременно с созданием репозитариев надо коренным образом реконструировать технологию отбора и передачи пассивной части фондов на хранение в депозитарии и репозитарии. Эта работа пошла на спад по трем основным причинам: во-первых, из-за трудоемкости процесса; во-вторых, потому, что депозитарии не гарантируют безотказного выполнения запросов на имеющиеся в их фондах издания; в-третьих, из-за всплеска местнических амбиций, вызванного идеями федерализма и максимального суверенитета субъектов РФ.

Необходимо предельно упростить технологию организации распределенного библиотечного фонда, в которой ключевую роль призваны исполнить депозитарии, а также действующие и будущие репозитарные хранилища.

Следует оптимизировать отбор пассивной части фонда и перейти от поэкземплярного просмотра к выделению определенных массивов изданий, не пользующихся спросом длительное время. Критериями выделения могут служить:

• низкий процент запрашиваемых изданий (менее 5% в год);
• несоответствие профильным для региона отраслям производства, науки, культуры, а также языковым предпочтениям читателей;
• избыточная дублетность изданий.

Можно предложить следующие методики рационального выявления и отбора изданий эпизодического спроса:

• выявление на основе анализа использования разделов фонда на иностранных языках, разделов, состоящих из книг, изданных 30 - 50 и более лет назад;
• выявление избыточной дублетности произведений, имеющих многократные переиздания, по алфавитному каталогу;
• отбор в репозитарии оцифрованных фондов.

Главный принцип оптимизации передачи малоиспользуемых изданий в депозитарии и репозитарии - максимально избегать физического перемещения изданий, особенно на дальние расстояния, равно как и пересылки каталожных карточек.

Транспортировка пассивных фондов допустима только в тех случаях, когда они перемещаются в репозитарий, расположенный в том же городе, где и передающая фонд библиотека.

В остальных случаях депозитарно-репозитарная система должна работать, главным образом, с библиографическими данными об изданиях, предлагаемыми к исключению из библиотечных фондов. Целесообразно, на наш взгляд, ликвидировать не только предписанный “Положением об организации депозитарного хранения фондов библиотек страны” многоступенчатый порядок пересылки библиографической информации, но и саму эту пересылку или передачу, допустим, по электронной почте, в виде дискет или иным способом.

Наша задача - снизить до минимума трудовые и финансовые затраты библиотек на выполнение всех процессов в депозитарно-репозитарном документообороте, сделать его как можно менее обременительным для библиотек, освобождающих свои фонды от балласта. Дополнительно к этому они должны быть экономически заинтересованы вести подобную работу.

Поставленные цели будут достигнуты при использовании следующей технологии:

• библиотека, исключившая пассивную литературу, выставляет ее список (сканированные каталожные карточки) на своем сайте;
• работники депозитариев и репозитариев просматривают список в течение месяца и высылают заказы на требуемые им издания;
• библиотека, исключившая издания, по истечении месяца обновляет список предложений на сайте и высылает заказанные издания, соблюдая очередность: 1) национальные библиотеки-депозитарии; 2) центральный репозитарий; 3) межобластные депозитарии и репозитарии; 4) универсальные научные библиотеки; 5) остальные учреждения, желающие купить издания или получить их на условиях книгообмена.

Тем самым создастся виртуальная система книгообмена и книжной торговли, помогающая библиотекам реализовать фонды, утратившие активную обращаемость, с выгодой для себя и для распределенных библиотечно-информационных ресурсов России.

В свое время директор ИПБ выручил от продажи дублетов 30 тысяч рублей. В наше время депозитарная система и книгообмен тоже могут и должны использовать экономическую заинтересованность библиотек. Только такой механизм может активизировать процессы освобождения книгохранилищ от балласта, приводящего к гибели ценной части фонда, к неоправданной трате средств и труда на хранение изданий, не пользующихся спросом читателей.