.

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 2, апрель, 2001

Принципы и параметры вторичного отбора в фонде библиотеки-многоотраслевого регионального депозитария

Федотова О.П. (ГПНТБ СО РАН)

В 1991 году в регионе началась работа над темой "Разработка принципов, форм, методов формирования фондов и оптимизация их использования", в которой были задействованы: ГПНТБ СО РАН, Магаданская, Томская и Читинская ОУНБ, Алтайская, Приморская, Хабаровская КУНБ и некоторые другие библиотеки региона.

Для ГПНТБ СО РАН проведение исследования осуществлялось в два этапа. I этап, проведённый на подсобных фондах отраслевых читальных залов под руководством д.т.н. Мотылёва В. М., представлял собой попытку формализовать принятие управленческих решений для оптимального на основе экономических критериев распределения литературы для крупной библиотеки в хранилищах с разной удаленностью от пункта выдачи. Предложенный по окончании I этапа исследования вариант размещения литературы по фондам заключался в ранжировании всей хранящейся в Библиотеке литературы в порядке убывания ожидаемой книговыдачи и отборе её для размещения в книгохранилищах, наиболее приближённых к пункту выдачи (т.е. в подсобных книгохранилищах читальных залов).

Будучи сравнительно простым для формализации принятия управляющих решений, он, тем не менее, не являлся достаточным для того, чтобы быть положенным в основу построения оптимизационной модели организации совокупного фонда ГПНТБ СО РАН, т.к. не учитывал в полной мере его сложной структуры, а также специфики самой Библиотеки как многоотраслевого регионального депозитария. За рамками формального анализа остался также такой фактор, как интеграция процесса переразмещения литературы с вторичным отбором, позволяющим скорректировать экземплярность попадающей в категорию малоспрашиваемой литературы, уточнить её информационную и историческую ценность, скорректировать принципы отбора отдельных видов изданий на стадии текущего комплектования и т.д.

Объектом исследования II этапа работы (1992-1995) над вышеизложенной темой стал фонд основного книгохранения ГПНТБ СО РАН, являющийся базовой частью действующих фондов Библиотеки и выполняющий функции депозитарного фонда, в связи с чем основным посылом для оптимизации вторичного отбора стали задачи совершенствования процесса перераспределения как на внутри-, так и на внешнебиблиотечном уровне.

На тот период в Библиотеке ( без сети) существовала следующая система распределения текущих отечественных изданий по фондам: читальные залы (как отраслевые, так и специализированные) отбирали на стадии текущего комплектования в свои подфонды на основании существовавших профилей издания с прогнозируемым высоким читательским спросом; все остальное ( включая отдельные виды изданий, коллекции которых изначально полностью формировались в фонде основного книгохранения, например: карты, авторефераты) направлялись в основной фонд. Такая парадигма, вероятно, оправдывала себя в условиях относительной избыточности комплектования, но с переходом, фактически, на единственный ОЭ, Библиотека столкнулась с проблемой оптимизации организационной структуры своего совокупного фонда как непременного условия улучшения качества и повышения оперативности обслуживания читателей и абонентов.

Исходя из задач исследования, выборочному анализу подвергались разделы фонда отечественных изданий, выделенные на основании максимального значения совокупности количественных и качественных изменений, произошедших в их составе за исследуемый период. Рабочие формы фиксировали характеристики каждого издания, сведения о наличии стереотипных изданий, переизданий и дублетов в других подразделениях кумулировались в специальной картотеке, использовавшейся далее как для характеристики организационной структуры совокупного фонда Библиотеки, так и для принятия решений об установлении оптимальной экземплярности изданий в фонде основного хранения в зависимости от степени их использования.

Для оценки репертуара была создана специальная комиссия, в которую, наряду с библиотечными специалистами и специалистом-книговедом, входили независимые эксперты, представлявшие различные отраслевые дисциплины. Кроме того, были созданы постоянно действующие газетная и журнальная комиссии.

Отработка репертуара изданий основного хранения, естественно, учитывала сложившуюся в регионе систему перераспределения фондов, детерминируемую необходимостью кумуляции и сохранения в регионе возможно-полных информационных ресурсов, удовлетворяющих запросы потребителей обслуживаемой территории.

Среди показателей, которые характеризуют фонд, подвергающийся вторичному отбору, была выделена информационная ёмкостьдокумента, которая определялась как соотношение качества содержащейся в документе информации и его физического объёма. В данном случае имелся в виду не отдельный документ как таковой, а разновидность документов, которые публикуют информацию предварительного характера, имевшую определённые сроки обращения, либо скумулированную позднее в более авторитетных изданиях. Содержание в депозитарном фонде лишь наиболее информационно-ёмких документов позволяет не только оптимизировать состав и структуру фонда, повысить эффективность обслуживания клиентов Библиотеки, но и сэкономить площади для размещения литературы, снизить стоимость её хранения.

Разработка проблемы оптимизации процесса вторичного отбора была продолжена в 1996-1999 гг. в рамках темы “Библиотечная деятельность в контексте концепции устойчивого развития региона”.

Задачами стали: - логическое завершение процесса формирования новой организационной структуры совокупного фонда Библиотеки в отраслевом, типологическом, хронологическом и видовом аспектах, - повышение эффективности удовлетворения информационных потребностей читателей, рационализация движения фонда Библиотеки, оптимизация вторичного отбора, снижение трудо- и времязатрат на процесс очистки фонда от переизданий, излишней дублетности и т.д., - повышение качества формирования книжного фонда Библиотеки, его информационной емкости и мобильности.

С учетом статистических данных о сроках активного использования изданий в подфондах читальных залов, полученных в ходе предыдущего исследования, был определен оптимальный хронологический период содержания изданий в фондах оперативного доступа, а также параметры и организационная структура вторичного отбора, состоящая в настоящее время из двух стадий.

Новый структурно-функциональный подход к формированию, организации и перераспределению совокупного фонда Библиотеки, апробированный на фонде препринтов, художественной литературы, газет, журналов и т.д., заключающийся в выделении соподчиненных этапов: текущее комплектование подсобных фондов читальных залов - отбор по истечении определённого срока хранения в зале изданий, подлежащих передаче в основное книгохранение, и подготовка оставшегося массива к перераспределению либо списанию - организация отобранного массива в основном книгохранении согласно принятой системе расстановок - ретроспективное комплектование, заполнение лакун в фонде изданиями, поступившими по каналу депозитарного хранения, был принят и в отношении других разделов. Направление потока поступивших в Библиотеку отечественных изданий в подсобные фонды читальных залов с их систематической организацией литературы на площадях подсобных хранилищ позволило в значительной мере оптимизировать процесс перераспределения литературы, основанный на многоаспектности вторичного отбора с учётом комплекса критериев отбора и параметров фонда основного хранения, скорректировать организационную структуру системы фондов Библиотеки на основе единства назначений структурных элементов фонда и функций, выполняемых структурными подразделениями Библиотеки.

Был принят единый шифр и разработана и внедрена система автоматизированной шифровки и распределения изданий по фондам.

Немаловажным результатом проведенных исследований стала выстроенная иерархия документов, фиксирующих принципы отбора изданий в фонды Библиотеки и вторичного отбора в ее фондах. Данная система состоит из 3 уровней: - документы, фиксирующие общие принципы формирования фондов (Устав ГПНТБ СО РАН), - документы, отражающие модель ее фонда (ТТПК, Профили комплектования отдельных специализированных фондов, Профиль д/х фондов ГПНТБ СО РАН), различные виды инструктивно-регламентирующей документации (Памятки, Инструкции и т.д.).

Исследования, проведённые на системе фондов ГПНТБ СО РАН, показали, что для библиотеки-депозитария, основную часть фонда которой составляют издания постоянного хранения, одним из базовых условий оптимизации его формирования является рационализация процесса вторичного отбора, осуществляемого как с учётом качественных и количественных изменений, произошедших в текущем комплектовании, так и изменений, вносимых перераспределением в динамику развития, состав и профиль фонда Библиотеки. Библиотека-депозитарий рассматривается при этом и как самостоятельный структурно-функциональный объект, и как компонент интегрированной системы формирования и взаимоиспользования распределённых библиотечных ресурсов.