12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 1, июль, 2000

Электронные базы данных в методическом обеспечении работы публичных библиотек России с фондами

В.В.Шилов

Сектор библиотечного фондоведения в научно-методическом отделе Российской национальной библиотеки является научно-исследовательским подразделением, изучающим проблемы формирования и использования библиотечных фондов и обеспечивающим на этой основе методическую помощь российским библиотекам в вопросах управления формированием фондов. С этой целью в Секторе создана и используется обширная база данных, помогающая вырабатывать научно обоснованные рекомендации по изучаемым проблемам.

База данных сектора библиотечного фондоведения НМО РНБ предназначена для отражения и обработки сведений, полученных в ходе ведущихся здесь НИР. Порядок и особенности работы с базой данных определяются подразделением данных на два вида: библиографические и небиблиографические данные. В число небиблиографических входят данные программно-методического, статистического, социологического, фактографического и идеографического содержания. Имеются описание и инструкция о порядке хранения и обработки небиблиографических данных. Разработана и используется методика работы по формированию базы библиографических данных (сбора и отражения библиографических сведений, включая неопубликованные документы).

В базе небиблиографических данных имеется до 20 файлов, разделенных на две основные группы: первая группа содержит данные общего назначения, другая – данные, имеющие отношение к конкретной теме НИР. В ходе анализа конкретных проблем возможно образование файлов специального назначения. Поэтому мы употребляем краткие наименования: файлы общего, частного и специального назначения. Кроме того, файлы подразделяются на основные и вспомогательные. В ходе обработки данных могут быть образованы промежуточные файлы (ПФ).

В качестве примера файлов общего назначения укажем следующие:

В число файлов частного назначения входят файлы, которым присвоены следующие условные наименования:

Все файлы, как общего, так и частного назначения, связаны друг с другом посредством связующих полей, что дает возможность, при отражении новых документов, использовать данные общего назначения, введенные ранее (наименования библиотек, территорий, персональные данные и др.), объединять файлы и т.п.

В базе библиографических данных отражены данные о 7,4 тыс. статей, монографий, сборников трудов и других источников информации по вопросам фондоведения и смежным темам.

В базе небиблиографических данных содержится на настоящий момент порядка нескольких сот тысяч записей, в том числе данные, примерно, о 2500 библиотеках, в основном общедоступных: центральных библиотеках регионов и библиотеках муниципального подчинения. В файле INDIVID отражены сведения о 900 лицах – участниках наших исследований, при этом всегда можно выяснить, по каким проблемам, на какие вопросы и какие ответы давал тот или иной респондент. Разумеется, информация подобного рода является строго конфиденциальной и публикуется нами только в обобщенном виде. Можно проследить активность библиотек относительно участия в организованных нами исследованиях, как в типологическом, так и в территориальном аспектах.

Электронная версия базы дает огромные возможности для научных обобщений и перевода их в методические, консультационные формы. Мы выпускаем специальные консультации Сектора, которые являются продолжающимся изданием. По каждому исследованию, как правило, готовятся два выпуска консультаций. В первом выпуске даются разъяснения по проблеме, освещается позиция исследователей, задаются вопросы. Во втором выпуске собранные материалы кумулируются, подвергаются анализу, делаются выводы.

Консультации рассылались первое время только в письменном виде. Сейчас появилась возможность использовать электронную почту. Нашими получателями являются преимущественно центральные библиотеки регионов. Каждый выпуск имеет тираж около 100 экз. Некоторые выпуски консультаций региональные научно-методические центры тиражируют дополнительно для распространения по патронируемой сети библиотек.

Мы предполагаем преобразовать Консультации сектора в периодическое издание – электронный журнал – препринт и выпускать его под эгидой Секции библиотечного фондоведения и МБА Российской библиотечной ассоциации.